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Guarda e gestão de documentos: saiba como funcionam!

A Imprensa Oficial Graciliano Ramos também oferece os serviços de digitalização,
gestão e guarda de documentos em um ambiente adequado e seguro, proporcionando
não apenas redução de custos, mas também agilidade no processo de consulta, com
direito à rastreabilidade, monitoramento por câmeras e segurança 24 horas, além de uma
equipe de profissionais pronta para assegurar a integridade de cada material.

Feito em três etapas, o procedimento começa pela transferência e preparação dos
arquivos, que segue todas as normas regulamentadoras e já proporciona, de imediato, a
liberação de espaço físico na sede do cliente. Nesta fase, as equipes realizam a
conferência e a coleta, que acontece sempre de forma pré-agendada, visando à
padronização das caixas que chegam à central de armazenamento de documentos da
Companhia de Edição, Impressão e Publicação de Alagoas (Cepal).

Já a segunda etapa consiste na separação e organização. Nela, os técnicos sistematizam
as informações a serem disponibilizadas para o cliente, o que inclui a catalogação, bem
como os serviços de higienização e classificação arquivística, reunindo, assim, todos os
elementos necessários à correta identificação de cada item.

A terceira e última etapa, por fim, contempla as atividades de conversão dessas
informações, do meio físico para o digital. Dessa forma, o cliente também pode agendar
uma consulta física sempre que desejar. Outra opção é a consulta digital, mediante
plano mensal que garante acesso ilimitado aos documentos.

“Estamos trabalhando em consonância com os modelos adotados pelas grandes
imprensas oficiais do país, reunindo o que há de melhor em tecnologia e estrutura física
para a armazenagem de documentos, com sistema de prevenção contra incêndios e um
controle rigoroso de acesso, o que nos permite evitar extravios, perdas e manejo
inadequado. Tudo isso para que possamos ofertar um serviço de qualidade aos nossos
clientes”, afirma o diretor-presidente da Imprensa Oficial de Alagoas, Maurício
Bugarim.